Regulamin świadczenia usług platformy HRmoniq

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez HRmoniq sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0001172210, NIP 5273163979, REGON 541716509, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: „HRmoniq”).
2. Kontakt z HRmoniq: e-mail kontakt@hrmoniq.pl, telefon +48 535 254 745, adres korespondencyjny jak wyżej.
3. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, oraz wzorcem umowy o świadczenie usług Platformy. HRmoniq udostępnia go nieodpłatnie pod adresem https://hrmoniq.com/regulamin/ w sposób, który pozwala go pobrać, zapisać i wydrukować — także przed zawarciem umowy.
4. Platforma jest przeznaczona dla przedsiębiorców i innych podmiotów prowadzących działalność (firm, placówek, organizacji). Nie jest usługą dla konsumentów; zasady dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, dla których umowa nie ma charakteru zawodowego, określa § 18.

§ 2. Definicje

1. Serwis — strona internetowa https://hrmoniq.com wraz z formularzami.
2. Platforma — oprogramowanie HRmoniq udostępniane przez internet pod adresem app.hrmoniq.com, w aplikacjach mobilnych i na terminalach HRmoniq, wraz z interfejsem programistycznym (API).
3. Usługa — udostępnianie Platformy w modelu oprogramowania jako usługi (SaaS) w zakresie Modułów, wraz z hostingiem, utrzymaniem, aktualizacjami i wsparciem.
4. Klient — podmiot, który zawarł z HRmoniq umowę o świadczenie Usługi przez założenie Konta albo przez podpisanie umowy indywidualnej.
5. Konto — wydzielona dla Klienta przestrzeń w Platformie (jedna lub więcej firm i placówek Klienta).
6. Użytkownik — osoba, której Klient nadał dostęp do Konta, w tym pracownik lub współpracownik Klienta korzystający z samoobsługi.
7. Moduły i Plan — funkcje Platformy oraz ich zestaw wybrany przez Klienta zgodnie z Cennikiem.
8. Cennik — cennik HRmoniq opublikowany pod adresem https://hrmoniq.com/cennik/, a dla Klienta z umową indywidualną — stawki określone w tej umowie.
9. Dane Klienta — dane, w tym dane osobowe i dokumenty, wprowadzone do Platformy przez Klienta lub Użytkowników albo wytworzone w Platformie na ich polecenie.
10. Ekosystem — funkcje Platformy pozwalające Klientowi nawiązać relację z innym podmiotem korzystającym z Platformy i wymieniać z nim dane lub dokumenty.
11. Umowa powierzenia — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych opublikowana pod adresem https://hrmoniq.com/umowa-powierzenia/, zawierana przy zakładaniu Konta, albo umowa powierzenia podpisana przez Strony.
12. Dzień roboczy — dzień od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.

§ 3. Usługi w Serwisie

1. W Serwisie HRmoniq nieodpłatnie: (a) udostępnia treści o Platformie, Cennik z kalkulatorem i materiały wideo; (b) przyjmuje wiadomości przez formularz kontaktowy; (c) prowadzi listę oczekujących na otwarcie rejestracji.
2. Umowa o korzystanie z treści Serwisu zostaje zawarta z chwilą wejścia na stronę i rozwiązuje się z chwilą jej opuszczenia. Umowa o obsługę formularza kontaktowego albo zapisu na listę oczekujących zostaje zawarta z chwilą wysłania formularza i wygasa po udzieleniu odpowiedzi albo powiadomieniu o otwarciu rejestracji; osoba, która wysłała formularz, może w każdej chwili zażądać usunięcia swoich danych, co rozwiązuje umowę.
3. Formularze są chronione przed automatycznym wypełnianiem przez boty (Cloudflare Turnstile). Zasady przetwarzania danych z formularzy określa Polityka prywatności.
4. Treści Serwisu, w tym opisy funkcji i przykłady, mają charakter informacyjny i nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego; wiążące są Regulamin, Cennik i umowa. Artykuły z działu „Wiedza” nie są poradą prawną.

§ 4. Konto i zawarcie umowy

1. Umowę o świadczenie Usługi zawiera się: (a) przez założenie Konta w kreatorze rejestracji — z chwilą potwierdzenia adresu e-mail i aktywacji Konta; albo (b) przez podpisanie umowy indywidualnej w Platformie albo w inny uzgodniony sposób.
2. Przy zakładaniu Konta osoba rejestrująca podaje dane Klienta i swoje, akceptuje Regulamin i zawiera Umowę powierzenia. HRmoniq zapisuje datę, godzinę i wersję zaakceptowanych dokumentów; treść Regulaminu i Umowy powierzenia w wersji zaakceptowanej przez Klienta HRmoniq udostępnia mu na każde żądanie.
3. Osoba zakładająca Konto oświadcza, że jest umocowana do zawarcia umowy w imieniu Klienta. HRmoniq może weryfikować dane Klienta w publicznych rejestrach (KRS, CEIDG, REGON, VIES, wykaz podatników VAT) i odmówić założenia Konta albo je zablokować, jeżeli dane są nieprawdziwe.
4. HRmoniq może czasowo ograniczyć możliwość samodzielnej rejestracji, w szczególności udostępniając ją na zaproszenie albo prowadząc listę oczekujących.
5. Jeżeli Klient zawarł z HRmoniq umowę indywidualną, Regulamin stosuje się w sprawach, których ta umowa nie reguluje; w razie rozbieżności decyduje umowa indywidualna.

§ 5. Plany, okres próbny i plan bezpłatny

1. Zakres Usługi zależy od Planu i Modułów wybranych przez Klienta zgodnie z Cennikiem. Klient może zmieniać Plan, Moduły i liczbę jednostek w Koncie; zmiana na Plan wyższy działa od razu, a na niższy — od następnego okresu rozliczeniowego.
2. Jeżeli Cennik przewiduje okres próbny, Klient korzysta w nim z wybranego Planu bez opłat i bez podawania karty płatniczej. Po jego upływie Klient wybiera Plan płatny albo bezpłatny; jeżeli tego nie zrobi, Konto przechodzi w tryb odczytu na 60 dni, w którym Klient może przeglądać i eksportować Dane Klienta, a po tym okresie — stosuje się § 12 ust. 4.
3. Plan bezpłatny (Start) jest udostępniany bez ograniczenia czasu, w zakresie i limitach opisanych w Cenniku. HRmoniq może zmienić zakres planu bezpłatnego z ważnych przyczyn, zawiadamiając Klienta co najmniej 90 dni wcześniej; Klient zachowuje wówczas dostęp do Danych Klienta i możliwość ich eksportu.
4. Konto w planie bezpłatnym, do którego nikt nie zalogował się przez 12 miesięcy, HRmoniq może usunąć wraz z Danymi Klienta, zawiadamiając o tym administratorów Konta e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej; zalogowanie się w tym terminie zatrzymuje usunięcie. Brak logowania mimo zawiadomienia uważa się za udokumentowane polecenie Klienta jako administratora danych usunięcia Danych Klienta w rozumieniu Umowy powierzenia.

§ 6. Opłaty i płatności

1. Za Plany i Moduły płatne Klient płaci opłaty według Cennika. Ceny w Cenniku są cenami netto — dolicza się do nich podatek VAT według obowiązującej stawki.
2. Opłaty za jednostkę (np. łóżko, aktywnego pracownika, aktywną sprawę, dokument, wiadomość SMS) nalicza się według liczby jednostek wykazanej przez Platformę w okresie rozliczeniowym. Zestawienie jest dostępne w Koncie; Klient może je zakwestionować w terminie 14 dni od otrzymania faktury.
3. Okres rozliczeniowy jest miesięczny albo — gdy Klient wybierze płatność roczną z rabatem — roczny. Opłatę roczną HRmoniq fakturuje z góry, a opłaty miesięczne i opłaty za jednostki ponad wolumen — po zakończeniu miesiąca.
4. HRmoniq wystawia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), gdy wymagają tego przepisy, i udostępnia ich wizualizację w Koncie oraz e-mailem. Klient płaci przelewem w terminie 14 dni od doręczenia faktury albo kartą płatniczą, jeżeli ją podał (płatności kartą obsługuje Stripe; HRmoniq nie przechowuje numeru karty).
5. W razie opóźnienia w zapłacie HRmoniq przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensata za koszty odzyskiwania należności (ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Jeżeli Klient nie zapłaci w terminie 7 dni od wezwania, HRmoniq może ograniczyć Konto do odczytu i eksportu danych do czasu zapłaty. Klient nie może potrącać swoich wierzytelności z opłatami należnymi HRmoniq, chyba że wierzytelność Klienta jest bezsporna, uznana przez HRmoniq albo stwierdzona prawomocnym orzeczeniem.
6. HRmoniq może zmienić Cennik, zawiadamiając Klienta co najmniej 30 dni przed wejściem zmiany w życie; zmiana nie dotyczy okresu opłaconego z góry. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający jej wejście w życie.

§ 7. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Serwisu i Platformy potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox albo Safari z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie (dla Platformy) oraz aktywny adres e-mail. Aplikacja mobilna wymaga aktualnego systemu Android albo iOS; podpis dokumentów — telefonu odbierającego SMS.
2. Korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami internetu (złośliwe oprogramowanie, wyłudzanie danych logowania, przejęcie konta). HRmoniq nigdy nie prosi o podanie hasła e-mailem ani telefonicznie; Klient i Użytkownicy powinni stosować aktualne oprogramowanie, silne hasła i uwierzytelnianie wieloskładnikowe tam, gdzie Platforma je udostępnia.

§ 8. Dostępność i wsparcie

1. HRmoniq dokłada starań, by Platforma była dostępna co najmniej 99,5% czasu w każdym miesiącu, z wyłączeniem zapowiedzianych prac serwisowych (prowadzonych w miarę możliwości w dni robocze w godzinach 22:00–6:00 i zapowiadanych co najmniej 3 dni wcześniej), pilnych prac usuwających zagrożenia bezpieczeństwa, siły wyższej oraz przerw leżących po stronie Klienta lub systemów zewnętrznych. Gwarantowany poziom dostępności z rabatami za jego niedotrzymanie określa umowa indywidualna.
2. Zgłoszenia błędów i pytania Klient przekazuje w Platformie albo e-mailem na kontakt@hrmoniq.pl. HRmoniq odpowiada w ciągu 2 Dni roboczych, a zgłoszenia blokujące pracę całego Konta (np. brak możliwości zalogowania) obsługuje priorytetowo, niezwłocznie po przyjęciu.
3. Wsparcie obejmuje pomoc w korzystaniu z Platformy. Nie obejmuje doradztwa prawnego, kadrowego ani podatkowego, wprowadzania danych za Klienta, wdrożeń, migracji danych, szkoleń i prac na indywidualne zamówienie — te HRmoniq może wykonać odpłatnie, na podstawie odrębnego zlecenia.
4. HRmoniq rozwija Platformę i może zmieniać jej funkcje. Zmianę, która istotnie ogranicza funkcje Modułu, z którego Klient korzysta, HRmoniq zapowiada co najmniej 60 dni wcześniej, chyba że wymagają jej przepisy prawa lub bezpieczeństwo. Klient, który nie akceptuje takiej zmiany, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień jej wprowadzenia i otrzymuje zwrot opłaty zapłaconej z góry za pełne okresy rozliczeniowe przypadające po dniu rozwiązania. Zmiana lub niedostępność systemów zewnętrznych niezależna od HRmoniq (np. portali administracji publicznej, KSeF) nie jest zmianą ani wadą Platformy.
5. Funkcje oznaczone jako testowe („beta”) HRmoniq udostępnia w stanie, w jakim się znajdują, bez zobowiązań dotyczących dostępności i wsparcia, i może je zmienić lub wycofać w każdym czasie.

§ 9. Obowiązki Klienta

1. Klient korzysta z Platformy zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami, wyłącznie za pośrednictwem interfejsu użytkownika i API. Klient w szczególności nie: (a) wprowadza treści o charakterze bezprawnym; (b) podejmuje prób obejścia zabezpieczeń ani uzyskania dostępu do kodu źródłowego, baz danych lub infrastruktury; (c) prowadzi testów obciążeniowych ani bezpieczeństwa bez zgody HRmoniq; (d) udostępnia Platformy podmiotom spoza swojej organizacji, z wyjątkiem wymiany danych w ramach Ekosystemu; (e) zwielokrotnia, modyfikuje ani dekompiluje Platformy, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów art. 75 ust. 2 i 3 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
2. Klient nadaje Użytkownikom uprawnienia według zasady niezbędnego dostępu, dba o ochronę danych logowania i odpowiada za działania Użytkowników jak za własne. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta Klient niezwłocznie zawiadamia HRmoniq.
3. Klient odpowiada za prawidłowość Danych Klienta, za podstawę prawną ich przetwarzania w Platformie oraz za podstawę prawną i treść wiadomości e-mail i SMS wysyłanych z Platformy na jego polecenie.
4. W razie rażącego naruszenia ust. 1 albo zagrożenia bezpieczeństwa Platformy HRmoniq może czasowo zablokować dostęp Użytkownika lub Konta w zakresie niezbędnym do usunięcia zagrożenia, niezwłocznie informując o tym Klienta wraz z uzasadnieniem. Korzystanie z API podlega limitom liczby zapytań określonym w dokumentacji; przy ich przekroczeniu albo ruchu zagrażającym stabilności Platformy HRmoniq może automatycznie ograniczyć lub zablokować dostęp do API dla danego Konta. Zawieszenie i ograniczenie dostępu na tej podstawie nie jest niedostępnością Platformy.

§ 10. Treści bezprawne i punkt kontaktowy

1. Pojedynczym punktem kontaktowym HRmoniq dla organów państw członkowskich, Komisji Europejskiej, Europejskiej Rady ds. Usług Cyfrowych oraz dla odbiorców usług, w rozumieniu art. 11 i 12 rozporządzenia (UE) 2022/2065 (akt o usługach cyfrowych), jest adres e-mail kontakt@hrmoniq.pl. Komunikacja może odbywać się w języku polskim lub angielskim.
2. Każdy może zgłosić HRmoniq treść przechowywaną w Platformie lub Serwisie, którą uważa za bezprawną, na powyższy adres. Zgłoszenie powinno zawierać uzasadnienie, dokładne wskazanie treści (np. adres, nazwę dokumentu), imię i nazwisko lub nazwę oraz adres e-mail zgłaszającego i oświadczenie o działaniu w dobrej wierze (art. 16 aktu o usługach cyfrowych).
3. HRmoniq rozpatruje zgłoszenia niezwłocznie, w sposób obiektywny i z udziałem człowieka, potwierdza ich otrzymanie i informuje zgłaszającego o decyzji. Ponieważ Dane Klienta należą do Klienta i są dostępne tylko jemu, HRmoniq w pierwszej kolejności przekazuje zgłoszenie Klientowi; usuwa treść albo blokuje do niej dostęp, gdy jej bezprawność jest oczywista albo wynika z orzeczenia lub nakazu uprawnionego organu, informując Klienta o decyzji i jej uzasadnieniu oraz o możliwości odwołania się do HRmoniq.
4. HRmoniq nie monitoruje Danych Klienta w poszukiwaniu treści bezprawnych i nie stosuje do tego zautomatyzowanych narzędzi.

§ 11. Funkcje szczególne Platformy

1. Podpis elektroniczny. Platforma umożliwia składanie podpisów elektronicznych potwierdzanych kodem SMS oraz przyjmowanie dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis potwierdzany kodem SMS pozwala zachować formę dokumentową (art. 77² Kodeksu cywilnego); nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym i nie zastępuje formy pisemnej. Klient decyduje, czy taka forma wystarcza dla danej czynności — w szczególności nie wystarcza ona tam, gdzie przepisy wymagają formy pisemnej lub elektronicznej (np. zawarcie umowy o pracę, pisemna zgoda pracownika na potrącenia z wynagrodzenia, wypowiedzenie umowy o pracę). Podpisy dotyczą wyłącznie dokumentów prowadzonych w Platformie.
2. Wzory dokumentów i reguły prawne. Wzory, kontrole zgodności z przepisami (np. czasu pracy w grafikach, limitów pracy tymczasowej, terminów ważności dokumentów) i podpowiedzi Platformy wspierają Klienta, ale nie stanowią pomocy prawnej. HRmoniq aktualizuje je w rozsądnym terminie po zmianie przepisów; odpowiedzialność za zgodność z prawem działań Klienta jako pracodawcy, agencji, placówki lub administratora danych ponosi Klient.
3. Funkcje sztucznej inteligencji. Funkcje oznaczone w Platformie jako wykorzystujące sztuczną inteligencję (np. odczyt dokumentów i CV, propozycje treści) służą do przenoszenia danych z dokumentów i przygotowywania propozycji, które Użytkownik weryfikuje przed wykorzystaniem. Nie są przeznaczone do oceniania, szeregowania ani wyboru kandydatów i pracowników, do podejmowania decyzji o zatrudnieniu ani do diagnozowania lub leczenia, a Klient nie wykorzystuje ich w tych celach. W rozumieniu aktu w sprawie sztucznej inteligencji (rozporządzenie (UE) 2024/1689) Klient jest podmiotem stosującym — zapewnia nadzór człowieka i odpowiada za decyzje podjęte z wykorzystaniem propozycji. Platforma nie podejmuje wobec osób fizycznych decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (art. 22 RODO). HRmoniq nie wykorzystuje Danych Klienta do trenowania modeli sztucznej inteligencji.
4. Ekosystem. Udostępnienie Danych Klienta innemu podmiotowi w ramach Ekosystemu następuje wyłącznie z inicjatywy Klienta i w wybranym przez niego zakresie. Podmiot otrzymujący dane przetwarza je na własną odpowiedzialność; HRmoniq nie jest stroną umów zawieranych między uczestnikami Ekosystemu, także z użyciem wzorów Platformy.
5. Systemy zewnętrzne. Czynności w systemach zewnętrznych, z którymi Platforma łączy się na polecenie Klienta (portale administracji publicznej, KSeF, systemy płacowe, operatorzy płatności, serwisy ogłoszeniowe), są wykonywane w imieniu Klienta, z użyciem jego uprawnień i pełnomocnictw. HRmoniq nie odpowiada za działanie tych systemów ani za treść danych i oświadczeń przekazanych do nich przez Klienta.

§ 12. Dane Klienta, kopie i eksport

1. Dane Klienta należą do Klienta. HRmoniq korzysta z nich wyłącznie w celu świadczenia Usługi, zgodnie z Umową powierzenia.
2. Dane Klienta są przechowywane w centrach danych Microsoft Azure w Polsce. HRmoniq wykonuje kopie zapasowe pozwalające odtworzyć stan danych z dowolnej chwili ostatnich 35 dni oraz kopie tygodniowe (5 tygodni) i miesięczne (12 miesięcy). Odtworzenie danych na żądanie Klienta, niewynikające z awarii po stronie HRmoniq, jest usługą odpłatną.
3. W czasie trwania umowy Klient może w każdej chwili eksportować Dane Klienta funkcjami Platformy.
4. Po rozwiązaniu umowy Konto pozostaje dostępne do odczytu i eksportu przez 30 dni; na żądanie zgłoszone w tym terminie HRmoniq przekazuje Dane Klienta w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (CSV, JSON lub XLSX, dokumenty w PDF). W terminie 90 dni od rozwiązania umowy HRmoniq usuwa Dane Klienta ze środowiska produkcyjnego, chyba że przepisy nakazują ich dalsze przechowywanie; dane w kopiach zapasowych usuwają się wraz z wygaśnięciem kopii, nie później niż po 12 miesiącach, a do tego czasu kopie są odizolowane i nie są wykorzystywane.
5. HRmoniq nie archiwizuje Danych Klienta po rozwiązaniu umowy. Obowiązek przechowywania dokumentacji przez okres wynikający z przepisów (w szczególności dokumentacji pracowniczej oraz dokumentacji dotyczącej opieki i zdrowia) spoczywa na Kliencie, który eksportuje potrzebne dane przed ich usunięciem.

§ 13. Ochrona danych osobowych

1. W zakresie danych osobowych zawartych w Danych Klienta administratorem jest Klient, a HRmoniq — podmiotem przetwarzającym. Zasady powierzenia określa Umowa powierzenia, a aktualną listę dalszych podmiotów przetwarzających — strona Podprocesorzy.
2. HRmoniq jest administratorem danych osób kontaktujących się przez Serwis, przedstawicieli i osób kontaktowych Klienta oraz danych kont Użytkowników w zakresie ich uwierzytelniania, bezpieczeństwa Platformy i rozliczeń — na zasadach opisanych w Polityce prywatności.

§ 14. Własność intelektualna

1. Platforma, Serwis, ich treści, wzory i dokumentacja są chronione prawem autorskim i należą do HRmoniq lub jej licencjodawców. Na czas trwania umowy HRmoniq udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji, bez prawa sublicencji, na korzystanie z Platformy na potrzeby jego działalności, za pośrednictwem Użytkowników, na polach eksploatacji: uruchamianie i wyświetlanie Platformy, wprowadzanie, przechowywanie, przetwarzanie, drukowanie i eksportowanie Danych Klienta oraz korzystanie z API.
2. HRmoniq może wykorzystywać uwagi Klienta dotyczące Platformy do jej rozwoju oraz tworzyć z Danych Klienta zanonimizowane zestawienia statystyczne, które nie pozwalają zidentyfikować Klienta ani żadnej osoby fizycznej — w celu rozwoju Platformy i prezentowania zbiorczych wskaźników porównawczych.
3. HRmoniq wskazuje Klienta jako swojego klienta (nazwa, logo) wyłącznie za jego zgodą wyrażoną w formie dokumentowej.

§ 15. Odpowiedzialność

1. Strony odpowiadają za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach Kodeksu cywilnego, z ograniczeniami określonymi w ust. 2–5.
2. Łączna odpowiedzialność HRmoniq wobec Klienta z tytułu umowy i Umowy powierzenia — jedna wspólna kwota dla obu umów, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, w tym czynu niedozwolonego — jest ograniczona do kwoty opłat netto zapłaconych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, a dla Klienta korzystającego wyłącznie z planu bezpłatnego lub okresu próbnego — do kwoty 500 zł. Odpowiedzialność ta nie obejmuje utraconych korzyści, szkód pośrednich ani kar pieniężnych nałożonych na Klienta przez organy, chyba że zostały nałożone wyłącznie wskutek naruszenia przez HRmoniq obowiązków podmiotu przetwarzającego.
3. HRmoniq nie udziela zapewnień ani gwarancji innych niż wyraźnie wskazane w Regulaminie; w szczególności nie zapewnia, że Platforma odpowiada szczególnym potrzebom Klienta ani że działa bez błędów. W zakresie dopuszczalnym przez prawo wyłącza się uprawnienia Klienta z tytułu wad Platformy wynikające z przepisów, w tym z art. 664 Kodeksu cywilnego. W razie utraty lub uszkodzenia Danych Klienta obowiązkiem HRmoniq jest odtworzenie ich z ostatniej dostępnej kopii zapasowej.
4. HRmoniq nie odpowiada za szkody wynikłe z: (a) nieprawidłowości Danych Klienta; (b) przerw, o których mowa w § 8 ust. 1, leżących po stronie Klienta lub systemów zewnętrznych albo spowodowanych siłą wyższą; (c) decyzji i czynności Klienta podjętych z wykorzystaniem Platformy, w tym na podstawie propozycji, o których mowa w § 11; (d) udostępnienia danych logowania osobom nieuprawnionym.
5. Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego) ani odpowiedzialności wobec osób, których dane dotyczą (art. 82 RODO), i nie ograniczają uprawnień osób, o których mowa w § 18.

§ 16. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Serwisu lub Usługi można składać w Platformie albo e-mailem na kontakt@hrmoniq.pl, opisując ich przedmiot i oczekiwany sposób rozpatrzenia, oraz podając dane do kontaktu.
2. HRmoniq rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres e-mail, z którego ją wysłano, albo w Platformie. Jeżeli reklamacja wymaga uzupełnienia, termin biegnie od jej uzupełnienia.

§ 17. Czas trwania i rozwiązanie umowy

1. Umowa zawarta przez założenie Konta obowiązuje na czas nieoznaczony.
2. Klient może wypowiedzieć umowę w każdej chwili w Koncie albo e-mailem, ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego (przy płatności rocznej — na koniec opłaconego roku); opłaty za okres już rozpoczęty nie podlegają zwrotowi, z wyjątkiem przypadków opisanych w § 6 ust. 6 i § 8 ust. 4.
3. HRmoniq może wypowiedzieć umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, a ze skutkiem natychmiastowym — gdy Klient rażąco narusza Regulamin i nie usunie naruszenia w terminie 14 dni od wezwania albo gdy opóźnia się z zapłatą dłużej niż 45 dni.
4. Po rozwiązaniu umowy stosuje się § 12 ust. 4; wraz z umową wygasa Umowa powierzenia, z wyjątkiem jej postanowień o zwrocie i usunięciu danych.

§ 18. Przedsiębiorcy na prawach konsumenta

1. Do Klienta będącego osobą fizyczną, który zawiera umowę bezpośrednio związaną z jego działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niego charakteru zawodowego (wynikającego w szczególności z przedmiotu jego działalności udostępnionego w CEIDG), stosuje się przepisy o niedozwolonych postanowieniach umownych (art. 385¹–385³ w związku z art. 385⁵ Kodeksu cywilnego) oraz przepisy ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta dotyczące prawa odstąpienia od umowy (art. 38a tej ustawy).
2. Klient, o którym mowa w ust. 1, może odstąpić od umowy bez podawania przyczyny w terminie 14 dni od jej zawarcia, przesyłając oświadczenie e-mailem na kontakt@hrmoniq.pl lub pocztą na adres HRmoniq. Jeżeli zażądał rozpoczęcia świadczenia Usługi płatnej przed upływem tego terminu, płaci za Usługę świadczoną do chwili odstąpienia.
3. Postanowienia Regulaminu, które byłyby wobec takiego Klienta niedozwolone, nie wiążą go.

§ 19. Zmiany Regulaminu

1. HRmoniq może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów prawa lub orzeczeń, zmiany funkcji Platformy, wprowadzenia nowych usług, względów bezpieczeństwa lub zmiany sposobu świadczenia Usługi.
2. O zmianie HRmoniq zawiadamia Klientów e-mailem i w Platformie co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie, publikując nową treść z zaznaczeniem zmian. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmiany w życie; brak wypowiedzenia oznacza akceptację zmiany (art. 384¹ Kodeksu cywilnego).
3. Zmiana Regulaminu nie zmienia postanowień umowy indywidualnej ani Cennika na okres opłacony z góry.

§ 20. Postanowienia końcowe

1. Oświadczenia związane z umową Strony składają w formie dokumentowej — w Platformie lub e-mailem na adres Klienta podany w Koncie i na adres HRmoniq wskazany w § 1.
2. Regulamin wraz z Cennikiem i Umową powierzenia stanowi całość porozumienia Stron; opisy w materiałach marketingowych i na stronie internetowej nie są zapewnieniami co do właściwości Usługi, a ogólne warunki zakupu i wzorce Klienta nie mają zastosowania.
3. Klient nie może przenieść praw lub obowiązków z umowy bez zgody HRmoniq. Klient wyraża zgodę na przeniesienie przez HRmoniq praw i obowiązków z umowy i Umowy powierzenia na podmiot z grupy HRmoniq albo na nabywcę przedsiębiorstwa HRmoniq lub jego zorganizowanej części obejmującej Platformę; HRmoniq zawiadamia o tym Klienta.
4. Do umów zawieranych na podstawie Regulaminu stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga wyłącznie sąd powszechny właściwy dla siedziby HRmoniq, a w sprawach z Klientem, o którym mowa w § 18 — sąd właściwy według przepisów ogólnych.
5. Regulamin obowiązuje od 17 października 2026 r. Wcześniejsze wersje HRmoniq udostępnia na żądanie.