1. Kto jest administratorem
Administratorem danych osobowych jest HRmoniq sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa, wpisana do
rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001172210 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy KRS), NIP 5273163979,
REGON 541716509, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: „HRmoniq”, „my”).
W sprawach danych osobowych pisz na kontakt@hrmoniq.pl (w temacie: „Dane osobowe”) albo
listownie na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; sprawy danych prowadzi zarząd spółki.
2. Po co, na jakiej podstawie i jak długo
| Sytuacja i dane | Cel i podstawa prawna | Jak długo |
|---|
| Odwiedziny strony — adres IP, data i godzina, adres strony, typ przeglądarki (dzienniki serwera). | Dostarczenie strony i ochrona przed nadużyciami — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie prowadzimy analityki ani profilowania odwiedzających. | Dzienniki przechowuje dostawca hostingu przez krótki okres technicznie niezbędny, nie dłużej niż 90 dni. |
| Formularz kontaktowy — imię i nazwisko, e-mail, telefon, nazwa firmy, branża, treść wiadomości oraz źródło wizyty (parametry kampanii, strona odsyłająca, strona wejścia). | Odpowiedź na wiadomość i przedstawienie oferty, na Twoją prośbę — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) i lit. f (prowadzenie korespondencji, ocena skuteczności naszych kampanii). Wiadomość trafia do naszego systemu CRM i do przydzielonego opiekuna. | Do 2 lat od ostatniego kontaktu, chyba że zawrzemy umowę albo wcześniej wniesiesz sprzeciw. |
| Lista oczekujących na rejestrację — e-mail, imię, nazwa firmy, branża i plan, który Cię zainteresował. | Powiadomienie o otwarciu rejestracji — art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO. | Do powiadomienia i 12 miesięcy po nim albo do wypisania się. |
| Ochrona formularzy przed botami — sygnały techniczne przeglądarki i adres IP przetwarzane przez Cloudflare Turnstile. | Bezpieczeństwo formularzy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Według zasad Cloudflare; my zapisujemy tylko wynik weryfikacji. |
| Rejestracja i konto w platformie — dane firmy, imię i nazwisko, e-mail i telefon osoby zakładającej konto i Użytkowników, login, rola, dzienniki logowania i bezpieczeństwa, zaakceptowane dokumenty z datą i wersją. | Zawarcie i wykonanie umowy z klientem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (osoba zakładająca konto) i lit. f (konta Użytkowników firmy-klienta, bezpieczeństwo platformy, dowód zawarcia umowy). | Przez czas istnienia konta; dzienniki bezpieczeństwa — do 12 miesięcy; dowody zawarcia umowy — do upływu przedawnienia roszczeń. |
| Umowy z klientami i dostawcami — dane osób reprezentujących i kontaktowych (imię, nazwisko, funkcja, e-mail, telefon), a przy podpisie w platformie — dane podpisu (czas, adres IP, przeglądarka, numer telefonu do kodu SMS). | Zawarcie i wykonanie umowy z firmą, którą reprezentujesz — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — lit. f. | Przez czas umowy i do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata od jej zakończenia, do końca roku kalendarzowego). |
| Rozliczenia — dane na fakturach i dokumentach płatności; przy płatności kartą — dane, które przekazuje nam Stripe (bez pełnego numeru karty). | Obowiązki podatkowe i rachunkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa, ustawa o VAT). | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. |
| Informacje o nowościach — e-mail i imię. | Wysyłka informacji handlowych e-mailem — wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Zgodę wycofasz w każdej chwili, linkiem w wiadomości albo e-mailem. | Do wycofania zgody. |
| Pozyskiwanie klientów — dane kontaktowe osób zarządzających placówkami i firmami (imię, nazwisko, funkcja, służbowy e-mail i telefon) z publicznych rejestrów i stron internetowych tych podmiotów. | Marketing własnych usług wobec firm — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Ofertę e-mailem lub telefonicznie przesyłamy wyłącznie za zgodą (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). | Do 2 lat od ostatniego kontaktu albo do sprzeciwu. |
| Reklamacje, zgłoszenia treści bezprawnych i żądania z zakresu ochrony danych — dane zgłaszającego i treść zgłoszenia. | Rozpatrzenie i wykazanie, że zrobiliśmy to zgodnie z prawem — art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO. | Do 3 lat od zakończenia sprawy. |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych w formularzach jako wymagane nie odpowiemy na wiadomość,
nie zapiszemy Cię na listę ani nie założymy konta. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na
zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
3. Skąd mamy dane
Najczęściej od Ciebie. Jeżeli jesteś przedstawicielem, pracownikiem lub Użytkownikiem firmy-klienta albo kontrahenta,
Twoje dane mogła nam przekazać ta firma (zakres: imię, nazwisko, funkcja, dane kontaktowe). Dane osób zarządzających
placówkami i firmami pozyskujemy też z publicznych rejestrów (m.in. KRS, CEIDG, rejestry placówek prowadzone przez
wojewodów) i stron internetowych tych podmiotów — informujemy o tym przy pierwszym kontakcie.
Dane, które nasi klienci wprowadzają do platformy — np. kartoteki pracowników, kandydatów, mieszkańców i pacjentów —
przetwarzamy w imieniu klienta, jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy
powierzenia. Ich administratorem jest Twój pracodawca, placówka albo inna firma, która korzysta z HRmoniq — to ona
odpowiada na pytania o te dane i realizuje Twoje prawa. Jeśli napiszesz w tej sprawie do nas, przekażemy Twoją wiadomość
właściwej firmie w ciągu 3 dni roboczych.
5. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych. Przekazujemy je wyłącznie podmiotom, które pomagają nam działać, na podstawie umów powierzenia:
| Dostawca | Do czego | Gdzie |
|---|
| Microsoft Ireland Operations Limited | hosting Serwisu i Platformy, poczta e-mail, dzienniki | UE (Polska, Holandia); USA — DPF i standardowe klauzule umowne |
| Cloudflare, Inc. | ochrona formularzy przed botami (Turnstile) | USA — EU–U.S. Data Privacy Framework |
| BunnyWay d.o.o. (Bunny Stream) | odtwarzanie filmów w Serwisie — dopiero po kliknięciu „odtwórz” | Słowenia (UE), sieć serwerów brzegowych |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | obsługa płatności kartą | Irlandia (UE); USA — EU–U.S. Data Privacy Framework |
| LINK Mobility Poland sp. z o.o. (SMSAPI) | kody SMS przy podpisywaniu umów z HRmoniq | Polska |
Dane mogą otrzymać także nasi doradcy prawni i podatkowi, biuro rachunkowe, banki (przy płatnościach) oraz organy
publiczne, gdy wymaga tego prawo. Pełną listę podmiotów przetwarzających dane klientów w platformie znajdziesz na stronie
Podprocesorzy.
6. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane przechowujemy w Unii Europejskiej. Niektórzy dostawcy (Cloudflare, Stripe, Microsoft w zakresie zdalnego wsparcia)
należą do grup z siedzibą w USA i mogą przetwarzać dane w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji
Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU–U.S. Data Privacy Framework — dostawcy są certyfikowani)
albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc do nas.
7. Twoje prawa
- dostęp do danych i otrzymanie ich kopii;
- sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania;
- przeniesienie danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub zgody;
- sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu — a wobec marketingu bezwarunkowo;
- wycofanie zgody w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania;
- skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Na żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości.
8. Pliki cookie i pamięć przeglądarki
Strona hrmoniq.com nie używa plików cookie — ani własnych, ani reklamowych, ani analitycznych — i nie śledzi
odwiedzających. Czcionki serwujemy z własnej domeny, bez łączenia się z Google. W przeglądarce zapisujemy lub
uruchamiamy tylko to, co poniżej:
| Co | Po co | Kiedy i jak długo |
|---|
hm-zrodlo w pamięci sesji przeglądarki (sessionStorage) | Zapamiętuje, skąd trafiłeś na stronę (parametry kampanii, strona odsyłająca, pierwsza odwiedzona strona), żeby dołączyć tę informację do wiadomości z formularza. Bez wysłania formularza nikomu jej nie przekazujemy. | Do zamknięcia karty przeglądarki. |
| Cloudflare Turnstile | Weryfikacja, że formularz wypełnia człowiek — niezbędna do bezpiecznego świadczenia usługi formularza, o którą prosisz, więc nie wymaga zgody (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej). Może zapisywać dane techniczne w przeglądarce. | Ładuje się dopiero, gdy zaczniesz wypełniać formularz. |
| Odtwarzacz filmów Bunny Stream | Odtworzenie filmu; odtwarzacz może zapamiętać ustawienia (np. głośność) w pamięci przeglądarki. | Ładuje się dopiero po kliknięciu „odtwórz”. |
Platforma HRmoniq (app.hrmoniq.com) używa wyłącznie plików cookie i pamięci przeglądarki niezbędnych do
działania usługi, o którą prosisz: utrzymania sesji logowania, ochrony przed atakami i zapamiętania ustawień
interfejsu (np. języka). Nie wymagają one zgody (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej), a ich wyłączenie
uniemożliwi zalogowanie.
Zapisane dane możesz w każdej chwili usunąć i zablokować w ustawieniach przeglądarki (zwykle: Ustawienia › Prywatność
› Pliki cookie i dane witryn).
9. Bezpieczeństwo
Dane przechowujemy w chmurze Microsoft Azure w Polsce, szyfrujemy w transmisji i w spoczynku, a dostęp do nich mają
wyłącznie upoważnione osoby. Szczegóły zabezpieczeń opisujemy w załączniku 2 do
umowy powierzenia i na stronie Bezpieczeństwo.
10. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, nasze usługi albo dostawcy. Nowa wersja obowiązuje od publikacji
na tej stronie; o istotnych zmianach dotyczących klientów informujemy także e-mailem. Wersja z 17 października 2026 r.
