Umowa zlecenie, aneks i zgoda jadą do pracownika SMS-em i wracają podpisane tego samego dnia — bez drukarki, skanera i kuriera. Umowę o pracę drukujesz z systemu, bo Kodeks pracy wymaga formy pisemnej. Pracownikowi wystarczy telefon, a Wy płacicie za wysłany SMS, nie prowizję od dokumentu.
„Kontrola PIP wyciąga teczki i nikt nie wie, czy to, co leży w segregatorze, to ostateczna wersja aneksu.”
System zapisuje dokładnie tę treść, którą pracownik widział w chwili podpisu, razem z datą, godziną i numerem telefonu. Późniejsza zmiana szablonu nie rusza dokumentów już podpisanych — aneks jest osobnym dokumentem, nie nadpisaniem.
„Za e-podpis każą mi płacić abonament za każdego pracownika, a z połową podpisuję jeden dokument na rok.”
Nie ma abonamentu za „moduł podpisu” ani prowizji od dokumentu. Płacicie za wysłany SMS, a stawka spada przy większych wolumenach. Firma, która podpisuje rzadko, płaci mało — i nic poza tym.
„Zanim zleceniobiorca odeśle umowę kurierem, mija tydzień — a bez papierów nie mogę go wpuścić na zakład.”
Dokument idzie SMS-em na numer pracownika, ten czyta go w telefonie i potwierdza kodem. Cały obieg trwa minuty, a podpisany plik ląduje w teczce bez skanowania i odkładania na biurko.
„Pracownik nie ma maila ani profilu zaufanego. Kwalifikowany podpis odpada.”
Do podpisu potrzebny jest numer komórkowy, nic więcej: żadnego konta, aplikacji, czytnika ani profilu zaufanego. To dlatego działa tam, gdzie kwalifikowany podpis nie ma szans — na produkcji, w kuchni i na budowie.
Kadrowa widzi teczkę z dokumentami i ich statusami. Pracownik widzi dokument i pole na kod. Między nimi jest tylko SMS — nie drukarka, nie kurier, nie czwartek.
Abonament od pracownika i prowizja od dokumentu każą płacić za gotowość, a nie za użycie — firma, która podpisuje trzy dokumenty rocznie, dopłaca do tych, które podpisują trzysta. Tutaj koszt rośnie dokładnie z liczbą wysłanych dokumentów i spada przy większych wolumenach.
Kod z SMS-a to podpis elektroniczny — wystarcza wszędzie tam, gdzie przepis nie wymaga formy pisemnej. Umowa o pracę jej wymaga, więc tę drukujesz z systemu.
| Dokument | Podpis kodem SMS |
|---|---|
| Umowa zlecenie, o dzieło, kontrakt B2B | |
| Aneksy do umów cywilnoprawnych, zgody, oświadczenia, regulaminy i informacje dla pracownika | |
| Umowa o pobyt mieszkańca, zgoda rodziny, zamówienie klienta | |
| Umowa o pracę | na papierze — Kodeks pracy wymaga formy pisemnej; system drukuje umowę z potwierdzeniem warunków, które pracownik dostaje przed dopuszczeniem do pracy |
| Podpis kwalifikowany (np. mSzafir) | planowany na Q1 2027 |
Nagrania i zrzuty z żywego systemu, bez retuszu. Każdy ekran powiększysz kliknięciem.
Lista dokumentów w obiegu: wysłano, przypomniano, podpisano — bez dzwonienia „czy już?”.
W telefonie: Podpisane — Podpisany PDF od razu u pracownika i w teczce firmy
app.hrmoniq.pl / dokumenty / do podpisu
Kliknij ekran, żeby powiększyć
| Papier i kurier | Podpis kwalifikowany | HRmoniq | |
|---|---|---|---|
| Co musi mieć pracownik | drukarkę i skaner | profil zaufany albo certyfikat | telefon z SMS-em |
| Czas od wysłania do podpisu | dni | godziny | minuty |
| Model rozliczenia | koszt papieru i kuriera | abonament albo prowizja | stawka za SMS |
| Treść widziana przy podpisie zapisana | |||
| Dokument ląduje od razu w teczce | |||
| Działa dla pracownika bez maila | |||
| Umowa o pracę (forma pisemna) | drukujesz z systemu |
Aneks do stu osób jednym ruchem — każdy dostaje swój dokument ze swoimi danymi, nie wspólny plik do wydrukowania.
Automat przypomina po dobie i po trzech dniach, a Wy widzicie na liście, kto jeszcze nie podpisał.
Ten sam dokument w pięciu językach: pracownik czyta swoją wersję, do teczki idzie także polska.
Treść, data, godzina, numer telefonu i wersja szablonu wychodzą razem z dokumentem w jednym pliku PDF.
Jeśli dokumenty mają też powstawać w systemie, kadry stoją tuż obok — z szablonami, aneksami i terminami.
Nie tylko pracownik: umowa o pobyt, zgoda rodziny i zamówienie klienta idą tą samą drogą.
Jeśli umowy i aneksy mają też powstawać w systemie — z szablonów, z danymi z kartoteki i z terminami badań — weźcie kadry razem z podpisem.
Zobacz kadry i dokumentyTo podpis elektroniczny w rozumieniu eIDAS, uwierzytelniony kodem jednorazowym wysłanym na numer przypisany do konkretnej osoby, z pełnym śladem: kto, kiedy, z jakiego urządzenia i jaki dokument (skrót SHA-256). Daje formę dokumentową (art. 77² Kodeksu cywilnego) — a ta wystarcza wszędzie tam, gdzie prawo nie wymaga formy pisemnej: przy umowie zlecenia, o dzieło, kontrakcie B2B, aneksach do nich, większości zgód i oświadczeń. Nie zastępuje formy pisemnej tam, gdzie ustawa jej wymaga — np. przy pisemnej zgodzie pracownika na potrącenia z pensji (art. 91 KP). Umowy o pracę kodem SMS nie podpiszesz: Kodeks pracy wymaga formy pisemnej, a gdy umowa nie została zawarta na piśmie, pracodawca musi przed dopuszczeniem do pracy potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju i warunków umowy (art. 29 § 2 KP). System przygotuje ten komplet do druku. Dokument podpisany własnym podpisem kwalifikowanym możesz wgrać już dziś; podpis kwalifikowany prosto w przeglądarce (np. mSzafir) planujemy na Q1 2027.
Zdalnie: umowę zlecenie, o dzieło i B2B, aneksy do nich, zgody i oświadczenia, dla których prawo nie wymaga formy pisemnej, regulaminy i informacje dla pracownika, a także umowę o pobyt mieszkańca, zgodę rodziny i zamówienie klienta. Na papierze albo podpisem kwalifikowanym: umowę o pracę i aneksy do niej oraz zgodę pracownika na potrącenia — system drukuje umowę z szablonu razem z potwierdzeniem warunków, a skan z kodem QR wraca do teczki sam.
Płacicie za wysłany SMS: 1,00 zł za dokument, 0,69 zł powyżej 500 i 0,49 zł powyżej 2 000 aktywnych osób. Nie ma abonamentu za sam moduł ani prowizji liczonej od wartości dokumentu.
Tak. Dokument może powstać z szablonu w systemie albo zostać wgrany jako gotowy PDF — obieg, przypomnienia i ślad podpisu wyglądają tak samo w obu przypadkach.
Umówcie demo — wyślemy testowy dokument na Wasz numer i pokażemy, co zostaje w aktach.
